COMMUNICATION DE LA COMMISSION

Communication au titre de l’article 3, paragraphe 2, de l’article 13, paragraphe 3, de l’article 20 et de l’article 22 du règlement d’exécution (UE) 2023/914 de la Commission concernant la mise en œuvre du règlement (CE) no 139/2004 du Conseil relatif au contrôle des concentrations entre entreprises et abrogeant le règlement (CE) no 802/2004 de la Commission

(2023/C 160/02)

L’article 3, paragraphe 2, l’article 13, paragraphe 3, l’article 20 et l’article 22 du règlement d'exécution (UE) 2023/914 de la Commission du 20 avril 2023 concernant la mise en œuvre du règlement (CE) no 139/2004 du Conseil relatif au contrôle des concentrations entre entreprises (ci-après le «règlement d'exécution») (1) prévoient que les notifications, les mémoires motivés, les observations sur les objections de la Commission, les engagements présentés par les entreprises concernées et le formulaire RM doivent être déposés à la Commission dans le format indiqué dans le Journal officiel de l’Union européenne.

Dans ce document, la Commission indique, en application de l’article 3, paragraphe 2, de l’article 13, paragraphe 3, de l’article 20 et de l’article 22 du règlement d’exécution, le format dans lequel les notifications, les mémoires motivés, les observations sur les objections de la Commission, les engagements présentés par les entreprises concernées et le formulaire RM (ci-après les «documents») doivent être déposés.

1.   Méthode de transmission des documents à la Commission

1.

Les documents dont la taille est inférieure à 10 gigabits doivent être transmis par voie électronique via EU Send Web (ci-après «EU Send»), la plateforme d’échange en ligne de la Commission pour la transmission sécurisée de documents (2). EU Send requiert une inscription préalable et prescrit des limites de taille pour les documents transmis via le système qui sont susceptibles d’être modifiés. Si la taille des documents transmis est inférieure à 10 gigabits mais dépasse les limites de taille prescrites par EU Send, les documents en question doivent être transmis en plusieurs parties.

2.

Les documents transmis via EU Send doivent être accompagnés d’un formulaire de transmission, fourni par EU Send. Le formulaire de transmission doit être complété de manière correcte.

3.

Les documents dont la taille est supérieure à 10 gigabits peuvent être remis en main propre ou transmis par envoi recommandé à la DG Concurrence de la Commission au moyen de lecteurs de disques durs, formatés en données non compressées, compatibles avec Microsoft Windows dans un boîtier externe USB 2.0 ou 3.0.

4.

Les documents transmis par envoi recommandé ou remis en main propre doivent être adressés à la DG Concurrence à l’adresse publiée sur le site web de cette dernière (3). L’envoi de documents à d’autres services de la Commission est susceptible d’entraîner des retards.

2.   Signature électronique des documents

5.

La présente section définit les spécifications techniques relatives à la signature des documents transmis par voie électronique (lorsqu’une signature est requise). Ces spécifications s’appliquent aux documents transmis via EU Send et à ceux communiqués à la Commission sur des dispositifs de stockage externe.

6.

Pour être considérés comme valables, les documents transmis par voie électronique doivent être signés à l’aide d’au moins une signature électronique qualifiée (SEQ) satisfaisant aux exigences énoncées dans le règlement (UE) no 910/2014 (ci-après le «règlement eIDAS») (4). Seules les SEQ sont explicitement reconnues comme ayant un effet juridique équivalent à celui des signatures manuscrites dans tous les États membres. Par conséquent, les autres types de signature électronique, tels que les signatures scannées ou les signatures électroniques avancées telles que définies dans le règlement eIDAS qui ne satisfont pas aux exigences applicables aux SEQ ne sont pas acceptés.

7.

Le format des SEQ doit correspondre à l’un des formats référencés dans la décision d’exécution (UE) 2015/1506 de la Commission (5) ou à leurs dernières spécifications telles que publiées par l’Institut européen de normalisation des télécommunications.

8.

Les services de confiance qualifiés peuvent être obtenus auprès des prestataires de services de confiance qualifiés (ci-après les «PSCQ») tels que définis dans le règlement eIDAS. Les PSCQ sont des prestataires de services commerciaux et des membres qualifiés du Trust Scheme («programme de confiance») de l’UE. Les PSCQ figurent dans la liste du Trusted List Browser («navigateur de la liste de confiance») (6).

9.

Tout équipement numérique ou matériel utilisé pour mettre en œuvre une SEQ, tel que les dispositifs de certificat électronique qualifié et de signature électronique qualifiée doivent être achetés par l’expéditeur, qui en conserve la responsabilité.

10.

La Commission validera les documents signés par SEQ. Pour accroître la probabilité qu’une SEQ soit effectivement validée par la DG Concurrence, il est possible d’en tester la validité en recourant à un PSCQ fournissant un service de validation qualifiée rémunéré (7). L’application en ligne de services de signature numérique de la Commission peut également être utilisée à des fins de démonstration (8). Afin d’éviter toute ambiguïté, cette plateforme ne doit pas être utilisée pour communiquer des documents liés à des affaires, des renseignements confidentiels ou des renseignements concernant des affaires spécifiques.

11.

Les documents signés ne doivent pas être cryptés et ne doivent pas non plus contenir de certificats autres que ceux liés à la SEQ.

12.

Les métadonnées de la SEQ doivent correspondre aux coordonnées du signataire. Lorsque vous utilisez une ou plusieurs SEQ pour signer un document, veuillez fournir, à titre d’information, les coordonnées du signataire, accompagnées de la mention «[signé électroniquement]» à la fin du document. La représentation visuelle de la signature électronique est facultative et n’apporte aucune valeur juridique.

13.

La modification d’un document signé invalidera toute signature électronique existante. Le document ne doit par conséquent pas être modifié après l’introduction d’une ou de plusieurs SEQ.

14.

Les documents signés électroniquement au moyen d’une SEQ ne doivent pas être verrouillés ou protégés par un mot de passe. L’absence de verrouillage ou de protection permettra au logiciel spécialisé de la Commission d’accéder au document et de vérifier la validité de la SEQ.

3.   Spécifications techniques des documents transmis par voie électronique

15.

La présente section établit les spécifications techniques relatives aux documents transmis par voie électronique, et notamment les documents transmis via EU Send et ceux communiqués sur des dispositifs de stockage externe.

16.

Tout document transmis sous format électronique doit faire l’objet d’un contrôle antivirus et doit être exempt de virus avant sa transmission. La Commission supprimera tout fichier infecté et écartera tout support de stockage externe infecté. Les fichiers supprimés ou écartés peuvent avoir pour effet de rendre invalides ou incomplets les documents transmis.

17.

Les documents transmis via EU Sign ne doivent pas être cryptés. Pour les documents communiqués sur des dispositifs de stockage externe, le cryptage est fortement encouragé. Le cryptage doit être effectué uniquement sur le dispositif de stockage. Les documents individuels stockés sur le dispositif ne doivent pas être protégés par un mot de passe. Les mots de passe de décryptage doivent être envoyés séparément.

18.

Tous les documents doivent être au format de document portable (PDF) ou au format de feuille de calcul (XLSX) (sous réserve du respect du point 21 ci-dessous). Les documents au format PDF doivent être indexables, soit en tant que PDF créés numériquement, soit après avoir fait l’objet d’une reconnaissance optique de caractères (OCR). Les documents au format XLSX doivent être transmis avec l’ensemble des données sous-jacentes non expurgées et l’ensemble des formules et algorithmes sous-jacents intacts.

19.

Le nom de fichier des documents doit être défini de manière à ce que la section correspondante du formulaire CO, du formulaire CO simplifié, du formulaire RS ou du formulaire RM soit facilement identifiable. Chaque nom de fichier de document doit également contenir le numéro de la procédure dans le cadre de laquelle les documents sont transmis. Les noms de fichier des documents ne doivent pas contenir de caractères spéciaux ou non latins et le chemin d’accès complet doit être limité à 250 caractères.

20.

Chaque page d’un document au format PDF doit comporter l’identification de l’entité et des numéros consécutifs de contrôle du document (ABC-00000001, par exemple).

4.   Spécifications complémentaires pour les documents internes transmis dans le cadre du point 5.4 du formulaire CO

21.

Les documents doivent être transmis au format original (à savoir qu’ils ne doivent pas être convertis en PDF pour être transmis à la Commission dans le cadre du formulaire CO).

22.

Les courriers électroniques et autres fichiers doivent être transmis en tant que fichiers distincts (ils ne doivent pas être au format «.pst», «.zip» ou «.nsf»). Les fichiers .nsf doivent être convertis en format de courrier électronique «unique» (tel que «.msg» ou «.eml»).

23.

Les documents doivent être transmis dans leur intégralité et non expurgés. Toutes les métadonnées sous-jacentes doivent être intactes. Aucun logiciel de dédoublement ou de fil de courriels ne peut être utilisé.

5.   Autres méthodes de signature et de transmission de documents à la DG Concurrence

24.

Si EU Send est indisponible pour cause de maintenance ou pour raisons techniques sur lesquelles la Commission n’a pas prise, veuillez contacter immédiatement l’équipe d’assistance informatique de EU Send (COMP-EU-SEND@ec.europa.eu). N’utilisez pas cette adresse électronique pour transmettre des documents ou pour évoquer des renseignements confidentiels ou concernant des affaires spécifiques.

25.

Lorsque la transmission via EU Send est techniquement impossible et que la Commission autorise à titre exceptionnel le recours à d’autres moyens de transmission, les documents dont la taille est inférieure à 10 gigabits peuvent être remis en main propre ou transmis par envoi recommandé à la DG Concurrence. Il convient d’utiliser pour ce faire des dispositifs de stockage externe tels que USB, CD ou DVD, ou des lecteurs de disques durs, formatés en données non compressées, compatibles avec Microsoft Windows dans un boîtier externe USB 2.0 ou 3.0. Ces documents doivent être porteurs d’une SEQ.

26.

S’il n’est pas possible d’apposer une SEQ sur des documents et que la Commission autorise à titre exceptionnel le recours à d’autres moyens de signature, un exemplaire de tous les documents transmis, portant une signature manuscrite, peut être remis en main propre ou adressé par envoi recommandé à la DG Concurrence. Le cas échéant, les documents transmis doivent être accompagnés de deux exemplaires numériques de l’ensemble des documents transmis, placés sur des dispositifs de stockage externe (tels que USB, CD ou DVD, ou des lecteurs de disques durs externes, formatés en données non compressées, compatibles avec Microsoft Windows dans un boîtier externe USB 2.0 ou 3.0) à titre d’information. Les documents transmis doivent également être accompagnés d’une déclaration portant une signature manuscrite indiquant que l’exemplaire signé et les exemplaires numériques sont identiques.

6.   Date d’applicabilité

27.

Les instructions contenues dans la présente communication seront applicables à compter du jour de l’entrée en vigueur du règlement d’exécution.

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(1)  JO L 119 du 5.5.2023, p. 22.

(2)  Des instructions pour l’utilisation de EU Send (également appelé «eTrustEx») sont disponibles à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/competition-policy/mergers/practical-information_en.

(3)  https://ec.europa.eu/competition-policy/mergers/practical-information_en

(4)  Règlement (UE) no 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, qui peut être consulté à l’adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2014.257.01.0073.01.FRA

(5)  Décision d’exécution (UE) 2015/1506 de la Commission du 8 septembre 2015 établissant les spécifications relatives aux formats des signatures électroniques avancées et des cachets électroniques avancés devant être reconnus par les organismes du secteur public visés à l’article 27, paragraphe 5, et à l’article 37, paragraphe 5, du règlement (UE) no 910/2014 du Parlement européen et du Conseil sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (JO L 235 du 9.9.2015, p. 37).

(6)  Les PSCQ par État membre sont recensés à l'adresse suivante: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home. Seuls les PSCQ étiquetés «QCert for Esig» peuvent fournir un certificat qualifié de signature électronique, qui est requis pour les SEQ.

(7)  Les PSCQ par État membre sont recensés à l'adresse suivante: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home. Les PSCQ portant la mention «QVal for QESig» peuvent fournir un service de validation qualifiée de signature électronique qualifiée.

(8)  L’application en ligne de services de signature numérique de la Commission est disponible à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation.